A proposta

Não deixe de provar!Rocambole de galinha com alho. Tomate Napoleão. Salada de camarão. Pirulito de torta de queijo. Tudo isso parece muito gostoso, mas se você nunca provou, como pode ter certeza? Programe uma prova com o seu buffet antes de fechar o cardápio. Eles prepararão amostras de todos os itens do cardápio proposto para você escolher.

A base da proposta é a informação colhida em uma conversa inicial sobre as comidas ou em uma reunião com o futuro cliente:

• tipo de evento
• data
• horário
• número de convidados
• local
• comidas favoritas ou idéias de cardápio

Baseado nestas informações, o buffet elabora uma proposta detalhada que inclui o cardápio, bebidas, uma lista do equipamento que será alugado, qual equipe necessária, a quantidade de comida e as taxas de bebida.

Amostra: cardápio do buffet

Amostra: relação de estimativas de aluguel

Amostra: relação do pessoal necessário

Quando elaboram uma proposta, geralmente, as empresas de buffet consideram muitos outros fatores junto com a informação básica. A equipe da Joel, por exemplo, sabe que numa reunião social costuma-se comer menos. O horário do dia e período de tempo que levar o evento também dizem quanta comida será necessária. Uma festa organizada para depois do trabalho, durante a "hora do coquetel" que é entre as 17 e 19 horas poderiam ser servidos canapês e outras comidas leves, pois os convidados provavelmente têm planos para o jantar depois da recepção.

Outras considerações na hora de elaborar o cardápio incluem:

• cardápio equilibrado - um cardápio normal deve incluir duas proteínas (carne bovina, galinha ou frutos do mar), um vegetal e amido (macarrão, arroz ou batatas);

• porções - para jantares com várias porções, cada uma deve ser complementada pela próxima e, portanto, tem que ser bem variada. Se for servido bifes como entrada, pode-se oferecer aperitivos de frutos do mar;

• buffets - o número de mesas de buffet corresponde ao número de convidados. Segundo a Joel, um bom princípio básico é um buffet para 75 convidados. Se a lista for maior, 750 ou mais. Pode-se aumentar o número de pessoas por buffet dividindo as porções para cada 100 convidados.

Quando a proposta estiver pronta, a empresa a entrega ao cliente para que seja analisada. Depois que o cliente aceitá-la, a empresa de buffet marca outra reunião para discutir a decoração, o visual da festa e planejar um cronograma detalhado do evento.

Amostra: estimativa de custos

Espaço suficienteNinguém gosta de estar numa festa apertada em que você sente que vai bater em alguém no caminho do buffet. Para garantir o espaço adequado, aqui estão algumas regras básicas: coquetéis com as pessoas em pé - 1/2 m para cada pessoa; coquetéis nos quais algumas pessoas ficam sentadas - pouco menos de 1 m por pessoa; recepção do tipo chá, com algumas pessoas sentadas - pouco menos de 1 m por pessoa; jantar usando mesas de banquete - pouco menos de 1 m por pessoa; jantar usando mesas redondas para 10 pessoas - 1 m por pessoa; assentos de igreja (pessoas sentadas em linhas) -1/2 m por pessoa; área de dança - menos de 1/2 m por pessoa;

As empresas de buffet e outros que organizam festas têm muitas ferramentas úteis para auxiliá-los no planejamento de um evento. Um produto chamado Room Viewer automatiza o processo de desenhar as plantas baixas. Seja interna ou externa, não importa o formato ou os aspectos da sala, o software computer aided design (CAD) ajuda a empresa a usar melhor o espaço. O Room Viewer pode auxiliar no trabalho de:

• planejamento de reuniões
• gerenciamento de instalações
• fornecimento de serviços para festas
• organização de eventos especiais
• empresas de aluguel
• empresas de produção audiovisual

O departamento de serviços ao cliente da Joel usa o Room Viewer para planejar uma festa inteira, desde as mesas do buffet até o lugar dos arranjos de flores. O software não ajuda somente na fase de planejamento, mas também pode ser muito útil na execução do projeto. A empresa pode imprimir vários modelos que mostram exatamente como tudo deve ser (até o lugar dos utensílios), então a equipe do buffet terá um mapa preciso do evento. Esses modelos são extremamente úteis no trabalho com fornecedores externos, como empresas de aluguel de equipamentos que fornecem desde as mesas e cadeiras até as toalhas e a porcelana. Para cada fornecedor é dado um modelo do diagrama do evento que será usado para o planejamento e organização.

Exemplo: diagrama das mesas do buffet

Além do CAD, baseado em vários programas, há muitos softwares de administração de negócios especialmente adaptados para a indústria de buffets. Uma rápida pesquisa na Internet nos dá esta lista:

• Caterease
• CaterPro para Windows
• CaterPlus
• CaterTrax
• Event Master
• Maestro Sales and Catering
• Party Perfect
• Visual Synergy Systems
• Total Party Planner
• WinEASI Catering Enterprise

Estes programas são muito versáteis e, sabendo como utilizá-los, podem poupar um tempo incrível. O pessoal da Joel usa os produtos Visual Synergy (site em inglês) para gerenciar os dados de receitas, marketing, listas de clientes e fornecedores. Este programa também pode ser usado para manter os dados atualizados, produzir receitas e criar calendários de eventos. Esse tipo de software ajuda a manter todos na empresa bem informados, pois torna fácil a divisão de informações sobre o trabalho. Do planejamento à execução, cada parte da equipe pode trabalhar a partir dos mesmos documentos.

Foto cedida pela Joel Usar uma empresa de buffet para jantares em sua casa lhe dá mais tempo para ficar com os seus convidados

O site (em inglês) da The Synergy International explica, em detalhes, o que o seu software pode fazer. Dois softwares que são particularmente úteis para os negócios do buffet são o "Visual Synergy Small Bussiness" e o "Visual Synergy Enterprise". Algumas das características destes produtos são:

Visual Synergy Small Business

• ferramentas de controle de lucros e vendas
• gerenciamento do calendário de eventos e relatório da agenda de eventos
• marketing do cliente - roteiro e relatório
• administração dos gastos com comida, bebida, equipamento, equipe e demais itens
• listas de produção e armazenamento
• relatório e agenda da equipe
• propostas/ contratos e faturamento

Visual Synergy Enterprise

• criação de propostas e contratos
• vendas futuras e gerenciamento de contratos
• receita de custos e compras
• inventário de estoque e prioridades de reserva
• editor de relatório adaptado
• plano dos lucros do evento
• gerenciamento e programação dos trabalhos no evento

Uma das ferramentas mais valiosas no planejamento e execução de um evento é a programação detalhada. Dependendo da natureza e duração do evento, esta programação pode estar em longas páginas, explicando cada momento, desde a montagem até a desmontagem do evento, minuto-a-minuto. Eventos grandes podem ter 100 ou mais pessoas trabalhando. Esta programação é o script do que e quando tudo deve acontecer, guiando cada membro da equipe envolvido.

Foto cedida pela Joel A equipe do buffet checa cuidadosamente cada ambiente certificando-se de que os copos estão limpos e a prataria brilhando!

O buffet tem que considerar muitos fatores antes de finalizar a programação. Organizar o tempo é muito importante. Para a organização de um evento externo, sem nenhuma estrutura, a equipe precisará de pelo menos dois dias para organizar o local, dependo ainda do número de tendas, da decoração e do layout. A limpeza também é um fator importantíssimo. Para uma festividade padrão, o pessoal da Joel geralmente gosta de ter pelo menos 3 horas para organizar e duas para desmontar.

Foto cedida pela Joel Arte comestível: este bolinho de sêmola agrada aos olhos e ao paladar

O buffet também precisa considerar a natureza do evento. Se é uma recepção de casamento que acontecerá em um local diferente da cerimônia, todos os convidados chegarão a tempo? Se há um coquetel de recepção, quanto tempo deve durar antes do jantar? A equipe também tem que reservar tempo para a noiva jogar o buquê, o brinde e o corte do bolo. Se o evento conta com aluguel de aparatos que têm um tempo determinado para devolução, é preciso gerenciar bem o tempo e executar tudo dentro do programado.

Tenha em mente que alguns instrumentos ajudam a fazer mais de um evento por dia. Se você está organizando alguma festividade pela manhã e tem um evento marcado para as 3 da tarde, significa que você, todos os seus convidados, sua equipe e todos os seus equipamentos devem estar livres pontualmente neste horário.

Além de planejar a programação, há outro trabalho preliminar que precisa ser feito. Antes do evento, a empresa de cerimonial Kitchen Administrator examina o cardápio e decide o que fazer. O Visual Synergy Software pode fazer um grande trabalho nesta parte. A equipe da cozinha coloca as medidas precisas para criar uma base de dados detalhada das receitas. A equipe pode facilmente aumentar estas receitas para satisfazer qualquer número de convidados. Quando se tem a receita certa para o tamanho do grupo, fica fácil visualizar o que eles precisam ajustar.

Foto cedida pela Joel Esta cozinha de uma empresa de buffet é como se fosse a cozinha de um restaurante

Foto cedida pela Joel Centenas de potes e panelas estão à mão para facilitar o preparo da comida para qualquer número de convidados. Nenhum evento é muito grande ou muito pequeno.

O cronograma para o trabalho depende definitivamente do tamanho da festa. Para um evento corporativo para 300 pessoas, por exemplo, a equipe da cozinha da Joel providencia os ingredientes da comida duas semanas antes do evento e começa a prepará-la com uma semana de antecedência. Uma pequena reunião, talvez com 100 convidados ou mais, não exige muito tempo. Os ingredientes seriam providenciados uma semana antes do evento e a preparação seria apenas poucos dias antes. As cozinhas do buffet são como as cozinhas dos restaurantes que possuem gêneros alimentícios variados e são abastecidas por diversos fornecedores, mas também procuram em mercados e lojas locais pelos itens específicos.

Foto cedida pela Joel As prateleiras deste grande refrigerador podem ser usadas para guardar bandejas de comidas prontas

Então está tudo planejado e pronto para começar, vamos ver como será o desfecho do grande dia.